DA/T22-2000　　　中华人民共和国国家档案局

2000-12-06批准2001-01-01实施

1　 范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织💃。

2　定义

　　本标准采用下列定义☁️。

2.1　归档文件

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.2　归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行装订🎲、分类、排列👇、编号、编目👩🏽‍🦳、装盒，使之有序化的过程。

2.3　　件

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3 　整理原则遵循文件的形成规律🎠，保持文件之间的有机联系🏋🏽‍♂️，区分不同价值，便于保管和利用。

4 　质量要求

4.1　归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2　整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 　整理方法

5.1　装订

　　归档文件应按件装订。装订时💯👳🏽‍♂️，正本在前💞🧑🏼‍🦳，定稿在后🦦；正文在前，附件在后🕳；原件在前🦠，复制件在后；转发文在前👩🏿‍✈️🈳，被转发文在后🌇✬；来文与复文作为一件时，复文在前🪩，来文在后。

5.2　分类

　归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定🔐。

5.2.1　按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。

5.2.2　按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类🆓。

5.2.3　按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）🏃🏻‍♂️。

5.3　排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内🧑‍🏫🐶，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4　编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号🃏，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容🔌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置🦻🏼。以下同）。

5.4.1　全宗号👩‍⚕️：意昂2代理给立档单位编制的代号。

5.4.2　年度🚵🏽：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3　保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4　件号：文件的排列顺序号。

　　件号包括室编件号和馆编件号🦴，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为🦻：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5　机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5　编目

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录👳🏿‍♀️。

5.5.1　　归档文件应逐件编目👩‍🦯。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者🧖🏽‍♀️♣︎、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1　件号：填写室编件号。

5.5.1.2　责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3　文号：文件的发文字号💇🏼‍♀️。

5.5.1.4　题名：文件标题👳‍♂️。没有标题或标题不规范的👨🏽‍🦲，可自拟标题⬆️，外加"［ ］"号。

5.5.1.5　日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909👩‍⚕️。

5.5.1.6　页数：每一件归档文件的页数🌒。文件中有图文的页面为一页🧚🏼‍♀️。

5.5.1.7　备注👂🏼：注释文件需说明的情况。

5.5.2　归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

5.5.3　归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称🙆🏽‍♀️、年度、保管期限、机构（问题）等项目🧝🏽。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称🐒。

5.6　装盒

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1　档案盒

5.6.1.1　档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm📓、40mm等。

5.6.1.2　档案盒应根据摆放方式的不同🧘🏼，在盒脊或底边设置全宗号🍡、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项🌸。其中🧄，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号🕑，在档案移交进馆时按进馆要求编制🤞🏿。

5.6.1.3　档案盒应采用无酸纸制作🎰。

5.6.2　备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期🚨。

5.6.2.1　盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改🤽🏽🚞、补充💡、移出、销毁等情况。

5.6.2.2　整理人👩‍🦯：负责整理归档文件的人员姓名⚛️。

5.6.2.3　检查人🧘🏻‍♀️：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4　日期：归档文件整理完毕的日期🏌🏼‍♂️。